Conditions d'utilisation et Politique de confidentialité

1. Identification du responsable

Le responsable de la protection des renseignements personnels collectés par le biais du Portail Locataire (ci-après le « Portail ») est :

2. Objet et champ d'application

La présente politique de confidentialité et les conditions d'utilisation (ci-après la « Politique ») décrivent les pratiques de Tri-Logis inc. (ci-après « Tri-Logis », « nous » ou « notre ») concernant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels dans le cadre du Portail Locataire, accessible à l'adresse portail.trilogis.ca.

Cette Politique s'applique à tous les utilisateurs du Portail, y compris les locataires, les candidats à la location et toute personne accédant au Portail. Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), telle que modifiée par la Loi 25, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE/PIPEDA) et à la Charte de la langue française (Loi 96).

3. Définitions

« Renseignement personnel »

Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier.

« Caractéristique biométrique »

Renseignement personnel lié aux caractéristiques physiques uniques d'une personne, notamment les traits du visage captés lors de la vérification d'identité par autoportrait (selfie) ou par document d'identité.

« Portail »

Le Portail Locataire Tri-Logis, accessible à l'adresse portail.trilogis.ca.

« Plaid »

Plaid Inc., fournisseur tiers de services de vérification d'identité, dont le siège social est situé aux États-Unis.

4. Renseignements personnels collectés

Dans le cadre du Portail, nous pouvons collecter les renseignements suivants :

4.1 Renseignements d'identification

• Prénom et nom de famille
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Adresse civique (liée au bail)
• Code d'invitation

4.2 Renseignements de vérification d'identité

• Images de documents d'identité officiels (permis de conduire, passeport ou autre pièce d'identité avec photo)
• Autoportrait (selfie) à des fins de comparaison faciale
• Données extraites des documents d'identité (nom, date de naissance, numéro du document, date d'expiration)
• Résultat de la vérification (succès, échec, étapes complétées)

4.3 Données biométriques

• Empreinte faciale numérique générée à partir de l'autoportrait et de la photo du document d'identité pour la comparaison faciale
• Ces données sont traitées par Plaid Inc. dans le cadre de la vérification d'identité et ne sont pas conservées par Tri-Logis sous forme biométrique

4.4 Renseignements techniques

• Adresse IP et données de connexion
• Type de navigateur et système d'exploitation
• Journal d'audit des actions effectuées sur le Portail

4.5 Documents fiscaux

• Relevés RL-31 émis par les propriétaires (contenant l'adresse du logement, le montant du loyer et les informations du propriétaire)

5. Finalités de la collecte

Vos renseignements personnels sont collectés et utilisés aux fins suivantes :

1. Gestion de votre compte : création, authentification et sécurisation de votre accès au Portail.
2. Vérification d'identité: confirmer votre identité lors de l'inscription afin de prévenir la fraude et assurer que seul le locataire légitime accède à ses documents.
3. Mise à disposition des relevés RL-31 : vous permettre de consulter et télécharger vos relevés fiscaux.
4. Gestion des consentements : enregistrer et gérer vos choix de consentement relatifs au traitement de vos données.
5. Communication : vous envoyer des notifications relatives à votre compte (codes de vérification, alertes de sécurité).
6. Conformité légale: respecter nos obligations légales et réglementaires, incluant la tenue d'un journal d'audit.
7. Prévention de la fraude : détecter et prévenir les activités frauduleuses ou non autorisées.

6. Vérification d'identité (Plaid)

Dans le cadre de votre inscription, nous utilisons le service de vérification d'identité fourni par Plaid Inc. (« Plaid »). Ce processus implique :

1. Capture de document d'identité: Vous prenez en photo un document d'identité officiel avec photo (permis de conduire, passeport ou carte d'identité). Les informations sont extraites automatiquement.
2. Autoportrait (selfie): Vous prenez un autoportrait qui est comparé à la photo de votre document d'identité par technologie de reconnaissance faciale.
3. Vérification automatisée: Plaid analyse l'authenticité du document, compare les traits du visage et vérifie les informations fournies.

7. Données biométriques

7.1 Nature des données biométriques collectées

• Empreinte faciale numérique générée à partir de votre autoportrait (selfie)
• Empreinte faciale numérique extraite de la photo sur votre document d'identité
• Score de correspondance entre les deux empreintes faciales

7.2 Finalité spécifique

Ces données biométriques sont utilisées uniquementpour vérifier que la personne qui s'inscrit sur le Portail est bien la personne identifiée sur le document d'identité présenté. Aucune autre utilisation n'est faite de ces données.

7.3 Traitement et conservation

• Les empreintes faciales sont générées et comparées par Plaid Inc. de manière automatisée.
• Tri-Logis ne conserve pasles empreintes faciales brutes. Seules les images du document et de l'autoportrait sont conservées dans notre système pour fins de preuve et de conformité.
• Plaid conserve les données biométriques conformément à sa politique de conservation, après quoi elles sont détruites.

7.4 Consentement spécifique requis

Conformément à l'article 44 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la collecte de caractéristiques biométriques requiert votre consentement exprès. Vous serez invité à donner ce consentement de manière distincte avant de procéder à la vérification d'identité. Vous pouvez refuser sans pénalité, mais la vérification d'identité ne pourra alors pas être complétée et un processus alternatif devra être utilisé.

7.5 Déclaration à la Commission d'accès à l'information

Conformément à l'article 45 de la Loi, l'utilisation d'un système de vérification d'identité par caractéristiques biométriques a été déclarée à la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

8. Consentement

Conformément à la Loi 25, votre consentement à la collecte et au traitement de vos renseignements personnels doit être :

• Manifeste : donné par un acte clair et positif
• Libre : sans pression ni contrainte
• Éclairé : après avoir reçu l'information nécessaire
• Spécifique : donné pour chaque finalité distincte de la collecte
• Temporaire : limité dans le temps et révocable
• Granulaire : demandé séparément pour chaque type de traitement

8.1 Consentements requis

En utilisant le Portail, les consentements suivants vous seront demandés de manière distincte :

1. Conditions d'utilisation : acceptation des présentes conditions pour accéder au Portail.
2. Vérification d'identité: consentement exprès à la collecte de vos données d'identité et de vos caractéristiques biométriques par Plaid Inc.
3. Transfert hors Québec : consentement au transfert de vos données vers les serveurs de Plaid Inc. situés aux États-Unis.
4. Communication des relevés RL-31 : consentement à la mise à disposition de vos relevés fiscaux sous forme électronique.

8.2 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait du consentement n'a pas d'effet rétroactif. Notez que le retrait de certains consentements peut limiter votre accès à certaines fonctionnalités du Portail.

9. Communication et partage des renseignements

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués aux tiers suivants, uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités décrites :

Tri-Logis ne vend, ne loue et ne partage pas vos renseignements personnels à des fins commerciales ou publicitaires. Les renseignements ne sont communiqués à des tiers que dans les cas suivants :

• Avec votre consentement exprès
• Lorsque requis par la loi, un règlement, une ordonnance d'un tribunal ou d'un organisme de réglementation
• Pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Tri-Logis, de ses locataires ou du public

10. Transfert hors Québec

Certains de vos renseignements personnels sont transférés et traités en dehors du Québec, principalement aux États-Unis, par nos fournisseurs de services (Plaid, Supabase, Twilio).

Conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, avant de procéder à un tel transfert, Tri-Logis :

1. Effectue une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée(EFVP) pour s'assurer que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate.
2. Conclut une entente contractuelle avec chaque fournisseur stipulant les mesures de protection applicables.
3. S'assure que le niveau de protection offert est équivalent à celui prévu par la législation québécoise.
4. Obtient votre consentement exprès pour le transfert.

Veuillez noter que les renseignements transférés aux États-Unis peuvent être assujettis aux lois américaines, incluant le Patriot Act et le Cloud Act, qui peuvent permettre aux autorités américaines d'y accéder dans certaines circonstances.

11. Conservation et destruction

Vos renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles ils ont été collectés :

À l'expiration de la durée de conservation, les renseignements sont détruits de manière sécurisée ou anonymisés de façon irréversible.

12. Mesures de sécurité

Tri-Logis met en place des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels, incluant :

• Chiffrement : toutes les communications entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrées (TLS/HTTPS). Les données sensibles sont chiffrées au repos.
• Contrôle d'accès: l'accès aux données est restreint par des politiques de sécurité au niveau des lignes (Row Level Security) dans la base de données.
• Authentification forte: l'accès au Portail est protégé par authentification à code unique (OTP) envoyé par courriel.
• Journal d'audit: toutes les actions sensibles sont enregistrées dans un journal d'audit immuable (insertion seulement).
• Stockage sécurisé: les images de documents d'identité sont conservées dans un espace de stockage sécurisé avec accès restreint.

13. Vos droits

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous disposez des droits suivants :

13.1 Droit d'accès

Vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, y compris les informations sur les tiers à qui vos renseignements ont été communiqués.

13.2 Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la rectification de tout renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque.

13.3 Droit à la suppression (droit à l'oubli)

Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque la collecte ou le traitement est fait en contravention de la loi, ou lorsque la conservation n'est plus nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été collectés. Ce droit est soumis aux obligations légales de conservation.

13.4 Droit à la portabilité

Vous avez le droit de recevoir vos renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, et de les faire transmettre à un autre organisme.

13.5 Droit de retirer son consentement

Vous pouvez retirer tout consentement précédemment donné en communiquant avec nous. Le retrait prend effet pour l'avenir seulement.

13.6 Droit relatif aux décisions automatisées

Lorsqu'une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements (comme le résultat de la vérification d'identité), vous avez le droit d'être informé de cette décision et de faire valoir vos observations. En cas d'échec de la vérification automatisée, un processus alternatif peut être proposé.

14. Conditions d'utilisation du portail

14.1 Accès au Portail

L'accès au Portail est réservé aux locataires de propriétés gérées par Tri-Logis ou ses partenaires, qui ont reçu un code d'invitation valide.

14.2 Obligations de l'utilisateur

En utilisant le Portail, vous vous engagez à :

• Fournir des renseignements exacts et à jour
• Utiliser uniquement votre propre identité pour la vérification d'identité
• Ne pas tenter d'accéder aux données d'autres locataires
• Protéger la confidentialité de vos codes d'accès et de vérification
• Ne pas utiliser le Portail à des fins illicites ou non autorisées

14.3 Disponibilité

Tri-Logis s'efforce de maintenir le Portail disponible en tout temps, mais ne garantit pas un accès ininterrompu. Des interruptions de service peuvent survenir pour des raisons de maintenance ou techniques.

14.4 Limitation de responsabilité

Tri-Logis ne pourra être tenu responsable des dommages directs ou indirects résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le Portail, dans les limites permises par la loi.

14.5 Propriété intellectuelle

Le contenu du Portail, incluant les textes, graphiques, logos et logiciels, est la propriété de Tri-Logis ou de ses concédants de licence et est protégé par les lois sur la propriété intellectuelle.

15. Témoins (cookies) et technologies

Le Portail utilise des témoins (cookies) strictement nécessaires au fonctionnement du service :

• Témoins de session: pour maintenir votre session de connexion authentifiée. Ces témoins sont supprimés à la fermeture de votre navigateur ou à l'expiration de la session.
• Témoins d'authentification : pour valider votre identité lors de la navigation entre les pages du Portail.

Le Portail n'utilise pasde témoins de pistage, de témoins publicitaires ni de technologies d'analyse comportementale.

16. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, Tri-Logis s'engage à :

1. Prendre les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et prévenir la récurrence de l'incident
2. Aviser la Commission d'accès à l'information du Québec avec diligence
3. Aviser les personnes concernéespar l'incident avec diligence
4. Tenir un registre des incidents de confidentialité

17. Modifications à la politique

Tri-Logis se réserve le droit de modifier la présente Politique en tout temps. Toute modification substantielle sera communiquée par courriel ou par un avis sur le Portail au moins 30 joursavant son entrée en vigueur. La version à jour de la Politique est toujours disponible à l'adresse portail.trilogis.ca/terms_of_service.

Votre utilisation continue du Portail après la publication de modifications constitue votre acceptation de la version mise à jour.

18. Plaintes et recours

Si vous estimez que vos renseignements personnels ne sont pas traités conformément à la loi ou à la présente Politique, vous pouvez :

1. Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@tri-logis.ca
2. Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca
3. Déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca

19. Coordonnées